Les fiches clients
Service réunit toutes les fiches de votre établissement au même endroit : une fiche par personne, avec ses coordonnées, ses visites et son statut. C’est votre fichier clients, tenu à jour à chaque réservation. Vous y accédez depuis Clients.
La liste des clients
Section intitulée « La liste des clients »
La liste affiche une ligne par client, avec quatre colonnes :
- Nom — le nom et le prénom du client.
- Contact — son e-mail ou son téléphone.
- Visites — le nombre de fois où il est venu.
- Statut — les repères posés sur la fiche : VIP, Liste noire ou Allergies.
Le champ de recherche accepte un nom, un téléphone et un e-mail à la fois, et ne garde que les fiches correspondant à tout ce que vous avez tapé : « durand 06 11 » cherche un Durand dont le numéro commence par 06 11. Les noms se cherchent par leur début et non par le milieu — « ari » ne trouve pas Marie.
Des onglets restreignent la liste : Tous les clients, VIP uniquement et Liste noire, auxquels s’ajoute Entreprises dès que votre annuaire en compte une — voir Les entreprises.
Pour ajouter une fiche à la main, utilisez Ajouter un client en haut de la liste. Un client réserve rarement à la main : la plupart des fiches se créent seules à la première réservation, en ligne comme au comptoir.
La fiche d’un client
Section intitulée « La fiche d’un client »
Cliquez sur une ligne pour ouvrir la fiche. Elle regroupe :
- Coordonnées — le prénom, le nom, l’e-mail, le téléphone et la langue du client. La langue décide dans quelle langue Service lui écrit.
- Autres coordonnées — les e-mails et téléphones secondaires connus pour ce client, en plus de la coordonnée principale. Cette section apparaît quand une fiche en a — souvent à la suite d’une fusion, qui conserve les coordonnées des deux fiches réunies. Voir Fusionner deux fiches clients.
- Informations complémentaires — la date de naissance, la date d’anniversaire de mariage, le nombre de visites, le nombre d’absences, les notes libres et, pour un client en liste noire, le motif.
Trois repères peuvent s’afficher en haut de la fiche et dans la liste :
- VIP — un client à soigner.
- Liste noire — un client à ne plus accepter. Le motif est obligatoire et s’affiche sur la fiche.
- Allergies — la fiche porte une ou plusieurs allergies. Le détail voyage avec la réservation pour que la cuisine soit prévenue.
Si l’e-mail d’un client a rebondi, un bandeau le signale en haut de la fiche et propose de corriger l’adresse — sans e-mail valide, ce client ne reçoit ni confirmation ni rappel.
Créer ou modifier une fiche
Section intitulée « Créer ou modifier une fiche »Ajouter un client ouvre une fiche vierge ; Modifier ouvre la fiche courante. Les deux présentent le même formulaire : coordonnées, langue, date de naissance et d’anniversaire, notes, et les repères VIP et Liste noire. Cocher Liste noire fait apparaître un champ Raison de mise en liste noire, obligatoire. Un prénom ou un nom suffit : une fiche n’a pas besoin des deux.
Quelques champs relèvent d’autres pages :
- Les coordonnées que votre équipe doit obligatoirement saisir sont réglées ailleurs. Voir Les coordonnées obligatoires.
- Les consentements marketing et le refus des SMS transactionnels se règlent dans le formulaire de modification. Voir Les données de vos clients.
- Pendant la saisie, si l’e-mail ou le téléphone correspond à une fiche existante, Service affiche Doublon possible et propose d’ouvrir la fiche concernée. Voir La file des doublons.
- Entreprise habituelle rattache ce client à une entreprise de votre annuaire, qui lui sera proposée d’office à chaque réservation. Voir Les entreprises.
Depuis une fiche, Fusionner avec… réunit ce client avec une autre fiche lorsque deux fiches désignent la même personne. Voir Fusionner deux fiches clients.
Supprimer une fiche
Section intitulée « Supprimer une fiche »Supprimer retire définitivement la fiche. L’action est irréversible et Service demande une confirmation. Ce qu’une suppression emporte, et l’alternative qui consiste à désinscrire plutôt qu’à supprimer, sont décrits dans Les données de vos clients.
Le classement de vos meilleurs clients et l’analyse de leur fréquence de visite relèvent des statistiques, décrites dans leur propre page.