Les coordonnées obligatoires

Les réservations sont notées soit par votre équipe via le formulaire de réservation, soit par vos clients depuis le widget de réservation. Dans ces deux situations, vous pouvez définir quels champs doivent obligatoirement être remplis pour soumettre la réservation.

Ce que votre équipe doit saisir

Les coordonnées que votre équipe doit saisir se règlent dans la carte Réservations des paramètres généraux.

Paramètres → Général

BureauMobile

Sous Coordonnées demandées (saisie par l’équipe), cochez ce qui est demandé :

• Aucune case — un prénom ou un nom suffit.
• Téléphone seul, ou Email seul — cette coordonnée est demandée.
• Les deux cases — le téléphone et l’e-mail sont tous deux demandés.
• Les deux cases avec L’un ou l’autre suffit — au moins l’un des deux.

Un prénom ou un nom reste toujours demandé. Le réglage s’applique quand votre équipe saisit un nouveau client dans une réservation ou dans la liste d’attente ; choisir un client existant satisfait toujours la règle, et un client de passage sans fiche n’est pas concerné.

La règle demande, elle ne refuse pas

Un client qui ne laissera pas son numéro reste une réservation à prendre. Quand une coordonnée demandée manque, Service vous demande de confirmer avant d’enregistrer : vous pouvez revenir la compléter, ou enregistrer sans. L’oubli est alors inscrit dans l’historique de la réservation ou de la demande en liste d’attente — voir L’historique d’une réservation.

Une seule exception ne se confirme pas : sur un service dont la liste d’attente promeut automatiquement, l’e-mail reste exigé, parce que la table part au client sans que personne ne la relise.

Ce que le client doit fournir en ligne

Le formulaire de réservation du widget a ses propres règles.

Paramètres → Widget de réservation

La carte Formulaire de réservation laisse choisir les coordonnées que les clients doivent fournir pour réserver en ligne. Le nom est toujours obligatoire. L’e-mail et le téléphone se règlent chacun sur Obligatoire ou Facultatif.

Rendre une coordonnée facultative a un coût, que le formulaire rappelle :

• Sans e-mail, le client ne reçoit ni confirmation ni rappel.
• Le téléphone est le meilleur rempart contre les doublons : sans lui, deux réservations d’un même client se rattachent moins bien à une seule fiche. C’est aussi le meilleur moyen d’appeler un client en retard avant de réattribuer sa table. Voir La file des doublons.

Quand une garantie est demandée

Une réservation qui exige une empreinte bancaire impose l’e-mail, même si le formulaire du widget l’a réglé sur facultatif : sans adresse, Service ne peut pas envoyer le lien d’enregistrement de la carte. L’e-mail redevient donc obligatoire pour ces réservations. Le fonctionnement des empreintes est décrit dans la catégorie Garanties, sous Demander une empreinte manuellement.

La création d’une fiche à la main et le reste du fichier clients sont décrits dans Les fiches clients.