La liste d'attente

La liste d’attente recueille les demandes de vos clients sur un service complet : leur nom, leur nombre de couverts et la plage horaire qui leur convient. Rien ne leur est réservé à ce moment-là. Une demande devient une réservation quand une table se libère, ou quand vous la promouvez vous-même depuis la file.

Où l’activer

La liste d’attente s’active service par service, dans la section Liste d’attente des règles de réservation, sous Paramètres → Planning de services → Règles de réservation.

Option	Ce qui se passe quand une table se libère
Liste d’attente désactivée	Personne ne rejoint la file pour ce service, ni vos clients ni vous.
Validation manuelle des promotions	La meilleure correspondance vous est proposée. Rien n’est confirmé sans votre accord.
Validation automatique des promotions	La demande suivante est promue sans attendre votre validation.

Même en Validation automatique des promotions, deux cas nécessitent votre validation : une table que vous libérez vous-même — annulation, absence, groupe réduit — n’est jamais promue automatiquement, et une table qui se libère moins d’une heure avant le créneau vous est proposée au lieu d’être promue. Ces deux cas valent aussi quand vous demandez la confirmation du client : dans l’heure qui précède le créneau, la correspondance vous revient et rien ne part au client.

Quand la file se ferme

Un client peut rejoindre la file jusqu’à une heure avant le début du service. Si le service arrête d’accepter les réservations plus tôt que cela — votre délai avant le service dans les règles de réservation — c’est cette heure-là qui s’applique : la file se ferme au plus tôt des deux.

La raison est simple : dans la dernière heure, une table qui se libère ne part plus automatiquement, elle vous est signalée pour que vous appeliez le client. Une demande déposée à ce moment-là ne pourrait donc plus rien lui obtenir. Vous pouvez toujours ajouter quelqu’un vous-même, à tout moment.

Limiter la file

Le champ Limiter la file à plafonne le nombre total de couverts en file d’attente pour un service, et n’apparaît que si la liste d’attente est activée. Laissez-le vide et la file est Sans limite. Vous pouvez toujours ajouter quelqu’un vous-même, au-delà de la limite.

Demander confirmation au client

Cochée, une promotion automatique ne confirme plus la réservation : le client reçoit un lien et la table lui est réservée jusqu’à l’échéance. S’il refuse ou ne répond pas, la personne suivante de la file est contactée. Ce qu’il reçoit et ce qu’il voit sont décrits dans l’offre de table et sa confirmation.

Un client inscrit sans adresse email ne reçoit pas d’offre : la correspondance vous est signalée dans la file, la demande garde sa place et aucune table n’est réservée pour lui.

Sous Délai de confirmation, deux choix :

Choix	Ce qu’il fait
Automatique (recommandé)	Le délai suit le temps qui reste avant le service : court pour une table qui se libère le soir même, plus long lorsqu’elle se libère plusieurs jours à l’avance.
Délai fixe	Le même délai pour toutes les promotions, entre 45 et 1440 minutes.

Le calcul du délai automatique, et les bornes qui s’appliquent dans les deux cas, sont décrits dans l’offre de table et sa confirmation.

Si le service demande une empreinte bancaire, ce réglage se comporte différemment :

• Empreinte demandée à tous les clients — la case n’apparaît pas sur ce service. L’empreinte tient lieu de confirmation : le client garde la table en enregistrant sa carte.
• Empreinte demandée à partir d’un nombre de couverts — la case reste disponible, et ne concerne que les tables sous ce seuil, celles pour lesquelles aucune carte n’est demandée.

Sur les demandes que l’empreinte couvre, la fenêtre Promouvoir… propose à la place la case Demander une empreinte bancaire, cochée. Le client reçoit alors un lien pour enregistrer sa carte et la table lui est réservée jusqu’à l’échéance ; décochez-la pour confirmer la réservation sans carte — pour un habitué, ou un client qui ne peut pas enregistrer de carte au téléphone. Les deux cases ne peuvent jamais apparaître ensemble : quand une carte est demandée, c’est elle qui vaut confirmation.

Si votre compte de paiement ne peut pas encaisser, la case s’affiche grisée avec la raison, et la réservation est confirmée sans carte. Elle reste visible volontairement : le service demande une empreinte, et vous devez savoir qu’elle n’a pas pu être demandée.

Où apparaissent les demandes en file d’attente

La file se lit service par service, dans Réservations. Sous le nom de chaque service, un lien Liste d’attente (3 demandes, 12 couverts) ouvre la file de ce service — voir les statuts d’une demande en liste d’attente.

Le lien n’apparaît que si le service a au moins une demande à cette date.

Pour ajouter une demande en liste d’attente, deux entrées y mènent : le bouton + Ajouter, en haut à droite de la liste des réservations, qui propose Ajouter à la liste d’attente ; et le bouton Ajouter, en haut de chaque panneau de file.

Le formulaire de réservation y mène aussi. Quand vous créez une réservation sur un service dont les limites sont atteintes, le bouton Proposer la liste d’attente ajoute la demande à la file au lieu de créer la réservation.